Waarom de CEO juist nú naar HR moet luisteren

By Alexander van der Heijden - March 30, 2021 - in workfit werkenergie leiderschap back2office burnout teamwork

De weg weer terug naar kantoor…. maar dan wel anders - deel 2

March 30, 2021

Dit is deel 2 van de 3 luik “De weg weer terug naar kantoor…. maar dan wel anders” met 5 conclusies waar HR op verder kan bouwen… en waar de CEO naar moet luisteren

In deel 1 heb ik de eerste 2 conclusies uitgewerkt over het individuele talent, namelijk:

  1. Thuiswerker is productiever ….. maar kan op de lange duur véél geld kosten. Burn-out ligt op de loer, hoe voorkom je dat je met thuiswerkers geen ziekenboeg creëert ?
  2. Talent is minder zichtbaar voor de organisatie ….maar wél zichtbaar voor de concurrent! De toekomst wordt bepaald door je talent. Hoe hou je zicht op je talent als ze steeds minder aanwezig zijn in de organisatie?

In dit deel sta ik stil bij de impact van het nieuwe (samen-)werken op de organisatie met de volgende 2 conclusies.

Conclusie 3 :

Thuiswerk biedt voordelen voor de medewerker …. maar nadelen voor de organisatie.

De sociale cohesie is weg, het informele circuit is dood! Het is van cruciaal belang om de sociale samenhang terug te krijgen in de organisatie maar hoe?

In de gesprekken kwam naar voren dat de voordelen van thuiswerk heel praktisch zijn, zoals vrijheid van werkritme en concentratie. De nadelen zijn echter fundamenteler en minder zichtbaar. Het reguliere, individuele werk gaat door. Maar wat een organisatie sterk en duurzaam maakt is niet de enkelvoudige kennis maar de gecreëerde, collectieve kennis. Efficiency wint het van de effectiviteit. Ik wil daarmee zeggen dat de (Zoom of Teams) vergaderingen misschien wel heel efficiënt verlopen maar er gebeurt niets onverwachts en nieuws wat de effectiviteit van de meeting vergroot. Nieuwe ideeën ontstaan niet volgens een vast, geleidelijk en harmonieus patroon maar grillig en tegendraads. Maar ook de toevallige ontmoeting van oud collega bij het koffiezetapparaat, je kletst even bij en je vertelt hem terloops met welke project je bezig bent. Hij wijst je op een andere collega die daar iets bijzonders over heeft bedacht…. je wordt spontaan op iets vernieuwends gebracht!

Of zoals één van mijn gesprekspartners zo treffend zei ”iedereen is wel lekker aan het werk maar er is geen tijd en aandacht meer voor onze gezamenlijke verbeter en creatie programma’s”. Ook werd er gezegd dat het steeds lastiger wordt om iets extra’s te vragen, buiten de functie om. Je kan niet goed inschatten hoe de thuissituatie is. Je komt toch in iemands privé ruimte binnen.

“Thuiswerken wordt de nieuwe standaard in onze organisatie maar is zeker geen verworven recht dat je zelfstandig invult” zei één van de HR leads. Het voorbeeld “sorry, ik kan dan niet in de meeting zijn want dan moet ik de kinderen van school halen” spreekt boekdelen en geeft aan dat je richtlijnen moet bepalen rondom thuiswerk.

Benoem als organisatie wat het onderscheidende vermogen is in de markt en hoe dat onderscheid tot stand komt. Bepaal dan welk werk thuis kan gebeuren en welk werk samen (op kantoor) zou moeten plaatsvinden. Eén van de gesprekspartners gaf aan dat hun core values hebben gebruikt om vast te stellen waar thuiswerk mogelijk is en waar kantoorwerk nodig is. Met het vaststellen van richtlijnen voorkom je willekeur en onduidelijkheid. Hoe meer vrijheid des te meer richtlijnen je nodig hebt is mijn stelling. Vergelijk het met de inrichting van onze maatschappij, neem een stad. Iedereen is vrij om te gaan en te staan waar ze willen (als ik dit schrijf hebben we de avondklok, dus dat gaat nu wat beperkt op). Maar we zouden ons die vrijheid niet kunnen veroorloven als we niet hele strakke richtlijnen hebben (lees wetten) hebben waar we ons aan moeten houden. Zo kan je meer regelvrijheid voor medewerkers ook zien. Het kan, binnen de richtlijnen die we hebben vastgesteld.

Conclusie 4:

Het kantoor krijgt een andere functie … maar dat gebeurt niet vanzelf! Kantoren krijgen een andere functie, van werkplek naar ontmoetingsplek. Maar hoe dit realiseren en verankeren in nieuwe werkconcepten?

Bij één van mijn klanten, tevens gesprekpartner voor dit artikel, is men met de hele organisatie in gesprek wat de nieuwe functie van het kantoor gaat worden. Als we een plek kiezen waar het werk het beste tot uiting komt, dan is het kantoor de aangewezen plek om (samen) “thuis te komen”. Hiervoor gebeurde nagenoeg “alles” op kantoor, nu bepaal je bewust wat er op kantoor gebeurt en wat niet! Zoals nomaden al eeuwenlang de omstandigheden, zoals klimaat en vruchtbare grond, laten bepalen waar ze werken en wonen. Zo kunnen wij, afhankelijk van het type werk, bepalen waar we het beste werken; thuis, op kantoor, in een kroegje, bij de klant, …. Maar als we elkaar niet meer spontaan gaan ont-moeten zullen we deze ontmoeting meer moeten gaan regisseren om de cohesie en de verbinding te benadrukken. “Onze Headquarters wordt een hele andere plek, we zijn er nu volop mee bezig” sprak een van de HR directeuren.

Als de fysieke ontmoetingen minder vaak plaatsvinden, zijn ze des te belangrijker áls ze plaatsvinden. HR heeft de unieke kans en opdracht om als regisseur en verbinder van én in het nieuwe kantoor te gaan worden? Ga uit van het onderscheidende vermogen van de organisatie, en vertaal dat naar werkconcepten en stem de functie van het kantoor daarop af. En zorg ervoor dat het kantoor, misschien niet iedere dag door iedereen, intensief en intens gebruikt gaat worden. Het draait niet meer om de kwantiteit van de uren maar de kwaliteit van de momenten.

Meepraten over dit onderwerp? Schrijf je in voor het gratis Webinar “De weg weer terug naar kantoor…maar dan wel anders” op dinsdag 13 april, klik hier

Return to blog