Je herkent het vast: eindeloze teamoverleggen waar je niet echt blij van wordt en al je energie slurpt. Niet gek dat onderzoek aantoont dat 6 op de 10 medewerkers vaak met tegenzin naar het werkoverleg gaat. Hoe komt dat? En hoe zorg je ervoor dat het wél een goede besteding van ieders tijd is?

Maak het persoonlijk

Teammeetings duren vaak te lang en zijn meestal voornamelijk inhoudelijk gericht waardoor de aandacht verslapt, ook omdat niet ieder teamlid altijd direct betrokken is bij elk onderwerp. Als ik als procesbegeleider aanwezig ben bij zo’n teamoverleg kan ik heel duidelijk het moment onderscheiden waarbij de aandacht in de meeting direct toeneemt.

Als er aandacht wordt gegegeven op elkaar binnen het team, in plaats van alléén op de aktiepunten, projectvoortgang en KPI's, neemt de betrokkenheid en aandacht van de teamleden meteen toe. Als er wordt gesproken en geluisterd hoe het écht gaat met iedereen en hoe we elkaar kunnen ondersteunen om het individueel en samen beter te doen. Niet voor niets geeft dé management goeroe op het gebied van effectieve teams, Patrick Lencioni, aan dat persoonlijk contact en het daaraan verbonden vertrouwen, de basis vormt van effectieve teams.

Ontwikkel elkaar binnen het team

De teammanager die naast de inhoud ook de tijd neemt voor de teamdynamiek en zijn teamleden, heeft de aandacht. De medewerkers zitten er namelijk niet voor de manager maar ze zitten er voor zichzelf én voor elkaar om te presteren. De teammanager die dit inziet en ernaar handelt, ontdekt de kracht van de combinatie: als manager ontwikkel ik de medewerker, in het team ontwikkelen de medewerkers elkaar! Met deze aanpak ontstaat het volgende:

1. De medewerker krijgt individuele aandacht voor zijn of haar ontwikkeling
2. De medewerkers in het team ondersteunen elkaar om zich als team en als individu verder te ontwikkelen, gefaciliteerd door de teammanager

Vergelijk jezelf met een topsportcoach

Gebeurt dit niet exact zo in de teamsport? De coach geeft aandacht aan de ontwikkeling van het individuele talent en ziet toe op het renderen van dit talent: hoe en waar kom je het beste tot je recht? Dezelfde coach laat het team samenwerken en samen oefenen zónder zelf mee te doen. Hij zal instructies en aanwijzingen geven, hooguit het veld zo nu en dan betreden tijdens de training, maar nooit zelf meedoen. Hij staat langs de zijlijn en ziet hoe de individuele talenten samensmelten tot één team. En door het team beter te laten functioneren ontwikkelt ieder individueel teamlid zichzelf ook weer. Hier zien we de combinatierol van talentmanager en teammanager in één persoon.

Zo krijg je je medewerkers en team geïnspireerd en verbonden

De belangrijkste aanknopingspunten voor managers om hun medewerkers én team geïnspireerd en verbonden te krijgen:

1. Laat de medewerker zijn eigen inzichten verzamelen over zijn werk. Help hem zijn eigen werkenergie te volgen en helder te krijgen wat belangrijk is voor hem in zijn werk.
2. Heb geregeld korte gesprekken met de medewerker over energie-gevers in het werk. Maar ook wat energie kost. Laat de medewerker tot eigen conclusies komen en vaststellen wat hij nodig heeft om beter te worden. Dat beklijft het best. En geef de medewerker alleen datgene wat hij nodig heeft van jou om beter te worden.
3. Breng alle teamleden frequent bij elkaar. Laat ze samen spreken over de kwaliteit van het teamwerk en de -dynamiek. Wat geeft energie, wat kost energie? Wat gaat goed, wat gaat niet goed? Laat ze zelf met ideeën komen wat er nodig is om het team beter te laten functioneren en wat zij daar zelf aan kunnen doen. Het enige wat je doet is het gesprek faciliteren, laat de teamleden het werk doen!
4. Laat medewerkers veel van elkaar leren. Omdat je als teammanager de individuele ontwikkeling van iedere medewerker kent, koppel je eenvoudig de teamleden aan elkaar. Teamleden voelen zich gehoord en begrepen. En ze krijgen de inzichten, tips en ondersteuning van elkaar die je als teammanager nooit in die mate aan alle teamleden zou kunnen geven, of willen geven. Want uiteindelijk sta jij niet op het speelveld maar de teamleden met elkaar!

Op deze manier verbeter je de werkflow in het team en kan jij als manager precies doen waar je voor op bent gesteld: talent spotten, boeien, binden en ontwikkelen, binnen en buiten je team! En het teamoverleg wordt er een stuk interessanter én energieker op.

Deze blog is een samenvatting van mijn gastcolumn "een rendabele teammeeting" in MT Rendement van 7-2019